Der Elektronische Akt (e-Akt)

Mit 1.1.2006 wurde bei autArK verbindlich ein elektronischer Klient/inn/enakt eingeführt. Es handelt sich dabei um ein Produkt, welches in den Jahren 2004/2005 in einem komplexen internen Projekt, entwickelt wurde.

Bei autArK sind viele Projekte im Rahmen der "Begleitenden Dienste" angesiedelt. Dies führt automatisch zur typischen Schnittstellenproblematik. Der Wunsch diese Schnittstellen zu organisieren und dadurch einheitliche Standards zu schaffen war einer der Hauptgründe einen elektronischen Akt zu entwickeln. Weiters die Frage nach Transparenz, das Bestreben nach einheitlichen Standards aber auch die Organisation geregelter Kommunikationsabläufe waren Teil der Vision. Ziel war es damals auch, diesen sehr komplexen Tätigkeitsbereich verbindlich zu organisieren, mit Qualität auszustatten und gleichzeitig eine Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter/innen innerhalb der "Begleitenden Dienste" autArK's zu erreichen. Eine wesentliche Motivation im Sinne der erwähnten Arbeitserleichterung war es außerdem statistische Daten im Hintergrund automatisch zu erfassen.

Nach sehr intensiver Projektarbeit, unter der Führung von Fr. Mag.^a Gertrud Tschuk (Fachbereichsleitung), in enger Zusammenarbeit mit den Mitarbeiter/innen der "Begleitenden Dienste" autArK's und Herrn Roland Bole von der Firma sdg - samlinux development group, ist ein Produkt entstanden welches die damals gesteckten Ziele und die von den Kostenträgern geforderten Standards vereinbart, in Teilbereichen sogar weit darüber hinausgeht.

Der e-Akt ist ein elektronisch organisierter Klient/inn/enakt mit integrierten Qualitätsmerkmalen und der Fähigkeit geforderte statistische Daten automatisch zu erfassen.

Besondere Kennzeichen sind:

• Einmaliges Erfassen (Eingabe) der Klient/inn/endaten.
  
• Formblätter und Formulare sind dadurch automatisch mit den Daten vorausgefüllt.
• Datenschutzsicherheit ist durch speziell organisierte Zugriffsrechte gewährleistet.
• Durch ein automatisch generiertes Protokoll (Mappenhistory) sind Abläufe jederzeit nachvollziehbar.
• Daten werden automatisch gesichert und können nicht verloren gehen.
• Unnötige "Zettelwirtschaft" wird vermieden.
  
• Abläufe sind im e-Akt klar geregelt was mit verbindlichen Qualitätsstandards gleichzusetzen ist. Ein eigenes Handbuch zum e-Akt wird geführt.
• Eine Firmendatenbank ist integriert.
• Portaldaten werden automatisch erfasst und über den e-Akt an die zentrale Administration gesendet. Fehlerquellen werden dadurch ausgeschaltet. Ein Gesamtüberblick wird geschaffen.
  
• Statistische Daten werden automatisch erfasst. Die gesamte Statistik oder verschiedenste Statistikbausteine können tagesaktuell abgerufen werden.
• Klient/inn/enakte können in weiterführende Angebote am elektronischen Wege weitergegeben werden.
  
• Klient/inn/enakte werden archiviert und können jederzeit wieder aktiviert werden.

Der e-Akt wird über eine zentrale Administrationsstelle koordiniert. Als Kommunikationsplattform gibt es eine Art "Chatroom". Über den sogenannten Fehlerreport, der für alle Mitarbeiter/innen zugänglich ist, werden sämtliche Anliegen für alle ersichtlich behandelt. Dies dient auch der Weiterentwicklung und Qualitätssicherung des e-Aktes.

In Summe betrachtet ist der e-Akt für jede/n einzelne/n Mitarbeiter/in bzw. für die gesamte Organisation eine große Arbeitserleichterung.

Wie bei neuen Projekten üblich gab es anfangs auch kritische Stimmen. Mittlerweile kann mit gutem Gewissen behauptet werden, dass das Produkt positiv angenommen wurde und in der täglichen Arbeit funktioniert.